Produktblad Orbelon AMS

 

Med Orbelon AMS frigör du tid från manuell
hantering av ansökningar och kan använda
den till annat. Läs gärna nedan om hur
systemet fungerar.

 

1. Ansökan sänds in

Den sökande skapar ett konto och skriver sen själv in alla uppgifter via ett formulär på Internet.

Formuläret styr den sökande att bifoga obligatoriska dokument och att registrera korrekta och

kompletta uppgifter. Till exempel fylls datum och belopp alltid i på samma sätt vilket krävs när
man senare ska söka efter något, eller skapa statisktik och rapporter. En service till de sökande
är att de kan återanvända en gammal ansökan och bara uppdatera med nya meriter.

När ansökan är klar sänds den in via systemet. Det enda papper som skickas in är en
underskriven sida, försedd med streckkod.

 

2. Här sparas massor av tid

Så fort kansliet (Backoffice) läst in streckkoden är ansökan registrerad som insänd. Bekräftelse

skickas till den sökande. När ansökningstiden är slut och du i vanliga fall ska börja gå igenom

och registrera alla ansökningar, ligger de redan i systemets databas. Kontrollerade och klara.
Du kan med en gång börja dela ut ansökningarna via systemet, till de olika granskarna.

Detta kortar ner handläggningstiden avsevärt. (Självklart kan du eller granskarna skriva
ut papperskopior om så önskas.)

 

3. Granska och bedöm direkt

Du som granskare ser hela ansökan och alla bilagor, men inte på en massa papper, utan på

skärmen. Om du vill kan du enkelt få en sammanfattning av varje ansökan. Bedömningar

och anteckningar skrivs direkt in i systemet.

 

4. Administratören har kontroll på allt

Som administratör kan du gå in på en enskild ansökan och se hur många granskare som är
klara med just den ansökan. När bedömningen är klar kan du enkelt förbereda material och
ta fram underlag för beslutsmötet. Du kan registrera bevillning och avslag vid sittande möte,
direkt i systemet. Har ni fler anslagskällor räknar systemet ut hur mycket pengar som
tilldelats den sökande, och vad som finns kvar i anslagskällan.

 

Fler funktioner

• Administratören kan uppdatera kontaktuppgifter
  och administrera ansökningsomgångar.
  
• Söka på grupper av sökande från olika status
  Till exempel beviljad och avslagen, och göra ett
  personligt massutskick via ett e-postverktyg. På
  det sättet blir det lätt att hålla de sökande infor-
  merade, och flertalet samtal med frågor undviks.
  Detta är uppskattat av de sökande.
  
• Du kan upprätta avtal, skapa rekvisitioner och
  göra utbetalningar.
  
• Sist men inte minst kan du enkelt ta fram
  rapporter och statistik. Du har också fått mer
  tid över för uppföljning, utvärdering och
  utveckling av din verksamhet.

Systemet Orbelon AMS ägs av Orbelon. Det gör att vi kan utveckla och anpassa helt efter dina behov.
Systemet värnar om vår framtida miljö då pappershanteringen är minimal och kommunikationen sker via e-post.